Paraaf

Een paraaf (Vlaams: paraf)^[1] is een verkorte handtekening. Deze wordt geplaatst op minder formele stukken dan die waarop een handtekening is vereist. De paraaf neemt minder ruimte in, maar heeft als nadeel dat een paraaf, meer nog dan een handtekening, de ondertekenaar minder eenduidig identificeert. Een paraaf is vooral bedoeld voor interne stukken, een handtekening wordt gebruikt voor stukken die naar buiten gaan.

Het woord paraaf is via het Franse woord paraphe in het Nederlands terechtgekomen^[2] en stamt via het middeleeuws Latijn^[3] van het Oudgriekse woord παραγράφειν, paragráphein, dat 'naast het geschrevene' betekent. Het was in oude Griekse papyri een teken dat naast de hoofdtekst werd geschreven. Met een paragraphos werd het begin of het einde van een zin aangeduid.

De paraphe duidde oorspronkelijk een krul of andere versiering aan van een handtekening. Het gebruik van zo een krul ontstond tegen vervalsing. Omdat de krul kon lijken op het paragraafteken § in handschriften, kreeg die krul de naam "paraphe", een verkorting van paragraaf.^[2]

Soms bestaat een paraaf uit de eerste twee letters van de handtekening, de voorletter en de eerste letter van de achternaam, vergelijkbaar met de initialen, maar mensen ontwerpen ook een paraaf die er anders uitziet.

Bij belangrijke contracten wordt vaak elke pagina rechtsonderaan door alle partijen geparafeerd, terwijl de handtekening alleen onderaan de laatste bladzijde van het contract wordt gezet. Op deze manier weet men zeker dat alle pagina's zijn gelezen en is het niet mogelijk achteraf een pagina in te voegen of wijzigingen aan te brengen, zonder dit opnieuw te laten paraferen. Het zetten van een paraaf op elke pagina van een contract kost tijd en is niet verplicht, maar kan juridische voordelen hebben.^[4] Het verkleint het risico op vervalsen en kan als bewijs dienen bij een juridisch geschil.

Soms moet er nog een wijziging in een document worden aangebracht terwijl het al in de geprinte of gedrukte finale versie is, of reeds ondertekend en geparafeerd en het praktisch niet handig is een nieuw contract te maken. Als noodoplossing kan met de hand een wijziging worden aangebracht, waarna de contractspartijen naast de wijziging paraferen.

De paraaf van notarissen^[5] en die van deurwaarders^[6] worden net zoals hun handtekening in een register opgenomen.

Bij ontvangst van een waardevol pakket moet de ontvanger in de jaren 2020 soms paraferen ter ontvangst op een displayscherm. Deze manier van identificeren wordt als rechtsgeldig beschouwd.^[7]

Een paraaf zetten op een document is binnen ambtelijke kringen gebruikelijk, zoals bij de overheid. De paraaf kan als een soort handtekening worden gezien, die onder een officieel document moet worden gezet, zoals onder een beleidsstuk of nota. De achterliggende gedachte van een parafenlijn of een parafencircuit is dat het een rol speelt in de weg die een document binnen een organisatie of overheidsinstelling via bepaalde personen moet afleggen, bijvoorbeeld van medewerker naar een directeur, om tot een akkoord of beslissing te komen. Dit dient om het proces controleerbaar te houden: bij wie is het document gestart, wie heeft de beslissing uiteindelijk genomen en wie is eindverantwoordelijk.

Paraferen, het zetten van een paraaf, gebeurt ook wel op presentielijsten of circulatielijsten. Circulatielijsten komen samen met ingekomen stukken, conceptbrieven of een tijdschriftenportefeuille. De lijst geeft, door de geplaatste en nog ontbrekende parafen, inzicht in wie het stuk heeft gezien en wie nog niet.

Een monogram is net zoals een paraaf uit twee of meer letters opgebouwd, maar meestal grafisch vormgegeven. Het monogram fungeert dan als een soort logo, niet als een korte versie van een handtekening.

De initialen zijn ook een verkorting van de naam van een persoon, maar worden niet gebruikt ter waarmerking van een document, maar bijvoorbeeld als ondertekening van een schilderij, of als aanduiding van een persoon in een tekstdocument.